Im Dezember 2017 beschloss das Institut Mutualiste Montsouris, die Software Evolucare OpRoom einzuführen. Fünf Monate später war die Managementlösung für den chirurgischen Prozess in Produktion. Patrick Boloré, Direktor der Informationssysteme der Pariser Einrichtung, die regelmäßig an der Spitze der besten Krankenhäuser steht, und Jean-François Canonge, Projektleiter Rollout bei Evolucare, haben uns die Schlüsselfaktoren für den Erfolg verraten.
Das Institut Mutualiste Montsouris musste seine „hauseigene“ Software für die Verwaltung des OP-Blocks ersetzten. Vor zwei Jahren entschied es sich für die Lösung Evolucare OpRoom, die in Form eines „Big Bang“-Rollouts an einem Wochenende eingeführt wurde. „Im Allgemeinen teilt man diese Art von Projekt in zwei Phasen, zunächst wird die Terminvereinbarung migriert, dann die Verwaltung der Aktivität der OP-Blöcke“, erklärt Jean-François Canonge, Projektleiter Rollout bei Evolucare. „Das IMM hat das Projekt zügig durchgeführt, dank seiner Investition in Personal und einer engen Zusammenarbeit mit unserem Team. Die Anforderungen in Bezug auf die internen Kompetenzen sind in der Einrichtung höher als gewohnt“, fügt der Projektleiter hinzu.
Vorbereitung
„Ich komme aus dem Großhandel … und meine Technik beim Projektmanagement hat sich bewährt!“, erklärt Patrick Boloré. „Ein Rollout darf in den komplexesten Fällen, zum Beispiel bei einer Verordnungssoftwarelösung, nicht länger dauern als ein Jahr, andernfalls besteht die Gefahr, dass man sich verzettelt.“ Erster Erfolgsfaktor: in die Vorbereitung eines Projekts investieren. Die Benutzer erstellten eine Liste der Funktionen, die die Software umfassen muss. Der IT-Leiter traf eine erste Auswahl der Herausgeber, die die Anforderungen erfüllen konnten. Die Vorschläge wurden gemäß den technischen und berufsspezifischen Kriterien bewertet, was in einer Shortlist von zwei Herausgebern resultierte. Dashboard der Stärken, der Schwächen, Überprüfung der unverzichtbaren Funktionen, Einigung … Die Wahl war getroffen: sie fiel auf OpRoom für die Chirurgie.
Das IMM verfügt außerdem über eine solide Infrastrukturbasis … und „eine Pflegedirektion, die mitspielt, indem sie uns die notwendigen spezifischen Ressourcen zur Verfügung stellt“, freut sich der IT-Leiter. „Folglich verlange ich auch das Beste vom Herausgeber!“ Eine Win-Win-Strategie.
Die Herausforderung der Schnittstellen
Das Schnittstellenmanagement gehört ebenfalls zu den Herausforderungen, die Patrick Boloré durch die systematische Anpassung der Prozesse an den UML-Standard bewältigt. Anschließend versammelt er alle an einem Tisch. Im Beispiel von OpRoom arbeitete Evolucare mit drei Herausgebern zusammen. „Bei einem Meeting validierten wir die Anforderungen des Empfängers an den Sender. Nach der Erstellung der Kartografie der Datenflüsse und der Definition der auszutauschenden Informationen sind die Umsetzung und die Tests nicht mehr besonders schwierig.“, versichert der IT-Leiter. Er verrät außerdem: „Am IMM kennen wir uns mit der Integration aus. Das macht es leichter!“
Obligatorische Schulung
In Bezug auf die Benutzer beharrt er auf einer obligatorischen Schulung in einer Testumgebung: „Eine Theorie- und eine Praxisstunde. Bei der Einführung erreichen wir eine Rate von 75 bis 80 % bei den geschulten Benutzern.“ Nach der Einführung der neuen Software gibt es zwei spezielle Rufnummern für das Projekt: „Das ist für alle beruhigend.“ Nach 18 Monaten fällt die Bilanz positiv aus. „Die Sekretariate sind mit der Verwaltung des Terminkalenders sehr zufrieden. Die Benutzerfreundlichkeit wurde eindeutig verbessert. Es ist uns sogar gelungen, die Chirurgen für das System zu gewinnen und die operative Checkliste obligatorisch zu machen, auch das ist der Ergonomie zu verdanken“, freut sich Patrick Boloré, bevor er die Auswirkungen des Managements dieser Checkliste auf die HAS-Zertifizierung betont.
Drei Konsolidierungsmonate
Ein Ergebnis, das sich erneut durch die „IMM-Methode“ erklären lässt. Die Einrichtung beschloss, das Rollout so schnell wie möglich durchzuführen, anschließend wurden jedoch drei Konsolidierungsmonate eingeplant. Während dieses Zeitraums erhob der IT-Leiter die Entwicklungsanfragen bei den Benutzern und filtert sie, bevor er sie an den Herausgeber weitergab. Dieser aus der Nutzung entstehende Bedarf führt zu einer Verbesserung der Software, „die Benutzer nehmen eine Softwareeinführung, die ihren Arbeitsalltag durcheinander bringt, so eher an, weil sie wissen, dass sie letztendlich eine praktische und verlässliche Lösung haben werden“, folgert Patrick Boloré.
Februar 2020 – DSIH N°29
