L’UGECAM Aquitaine déploie Evolucare en 14 mois

Entretien avec Caroline Dureau, chef de projet, et Jean-Christophe Pellevoizin, responsable des systèmes d’information.

Il n’aura fallu que quatorze mois entre la signature du contrat et le démarrage effectif de la nouvelle informatique des cinq établissements de l’Ugecam Aquitaine. Cet organisme privé à but non lucratif de l’Assurance Maladie gère ses établissements sanitaires et médico-sociaux, répartis sur plusieurs sites géographiques. Avec une offre de soins très variée, il propose une prise en charge la plus efficiente et la plus adaptée possible.

Au sein de l’UGECAM, Caroline Dureau, chef de projet, et Jean-Christophe Pellevoizin, responsable des système d’information, ont répondu à nos questions.

Pourquoi avoir provoqué un appel d’offre avec dialogue compétitif ?

J-C.P : Nous sommes informatisés depuis 10 ans. A l’occasion de la sortie d’une version majeure de la solution de notre ancien fournisseur, nous avons voulu voir ce que proposait la concurrence, et comme nous sommes tenus par le code des marchés publics, nous avons fait un appel d’offre.

En tant que RSI, je considère que, tout en ayant un œil critique, mon rôle est de donner le plus d’éléments possible aux équipes afin que celles-ci puissent participer activement au choix du dossier patient. Sans l’adhésion des principaux utilisateurs au projet, nous savons que le résultat aurait été très différent.

C.D : Nous avons mis en place un groupe d’étude d’environ cinquante personnes, représentant tous les corps de métier et tous les établissements. Nous avons rédigé un cahier des charges très précis et mis en place des sessions de démonstration s’appuyant sur des scénarios détaillés afin d’explorer au mieux les fonctionnalités des logiciels proposés. Le dialogue compétitif nous a vraiment permis d’aller dans le détail et de répondre aux attentes de tous les personnels impliqués.

Quelles sont les raisons qui vous ont conduit à retenir Evolucare ?

J-C.P : Plusieurs raisons à cela : le produit tout d’abord et la richesse de ses fonctionnalités. L’aspect financier a aussi bien entendu joué. Le nombre de jours de prestations, la méthodologie de projet correspondaient bien à ce que nous voulions. L’équipe médicale a été séduite par des fonctionnalités telles que le tableau de bord ou le portail médical, qui correspondent à leurs attentes et à leurs pratiques quotidiennes. La visite d’établissements équipés a terminé de nous convaincre. Nous y avons vu une grande maturité d’utilisation. C’est ce que nous recherchions.

Quel est la stratégie de déploiement appliquée ?

C.D : Toujours dans l’implication des utilisateurs, nous avons mis en place des réunions de travail pour définir un tronc commun de paramétrages dans les domaines médicaux et paramédicaux. Ce fut un travail conséquent, mais le temps investi nous a permis par la suite de démarrer nos établissements en BIG BANG sans rencontrer de problèmes. Etant donné que nous étions précédemment informatisés, nous ne pouvions envisager un lancement à périmètre restreint. Deux mois avant un démarrage, nous faisons une analyse des écarts entre le tronc commun et les spécificités de l’établissement.  Cette organisation nous a permis de démarrer à isopérimètre et la clef de la réussite est d’avoir placé l’utilisateur au centre du projet. La prochaine étape de l’UGECAM Aquitaine : exploiter les données grâce à l’outil de Business Intelligence.

Perspectives Sanitaires et Sociales, Novembre / Décembre 2014