Afin de répondre encore mieux aux exigences de ses clients pour la gestion de la signature de leurs contrats de travail, du coffre-fort numérique et de la facturation dématérialisée, EVOLUCARE a fait le choix du partenaire OPEN BEE afin de compléter son offre des gammes de logiciels GESSI et IMAGO RH.
Focus sur la signature électronique
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur, par analogie avec la signature manuscrite d’un document papier. Elle a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Elle se différencie de la signature écrite par le fait qu’elle n’est pas visuelle, mais correspond à une suite de caractères.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Le premier avantage de la signature électronique est incontestablement le gain de temps et la simplicité qu’elle apporte. Les volumes parfois très important de CDD gérés par nos clients justifient encore plus l’intégration de la signature électronique.
Les processus de traitement des contrats peuvent être ramenés à quelques minutes grâce ces nouvelles technologies. Le salarié peut ainsi signer son contrat depuis n’importe quel endroit et support (tablette, ordinateur portable…). Des bénéfices évidents dans un contexte de recherche d’efficience.
En résumé, la signature électronique permet :
- de faciliter l’envoi et l’échange des documents
- d’accélérer la procédure de signature
- de suivre en temps réel ce processus
- de sécuriser les données dématérialisées
- d’automatiser vos processus
Focus sur l’archivage de vos documents signés électroniquement ou non
(Entretiens, certificat de travail…)
Les Associations ont des obligations de conservation de leurs documents et l’archivage. La loi fixe les règles pour l’archivage des documents des associations et des entreprises.
Les documents électroniques doivent donc être archivés dans des conditions de nature à garantir leur intégrité et de façon à s’assurer qu’ils ne puissent pas être altérés. Les éléments justifiant la validité de la signature électronique participent à sa fiabilité. Il faut donc conserver les éléments ayant servi à la conclusion de l’opération, appelés le « fichier de preuve » (certificats de signature des parties, preuve des processus mis en œuvre, horodatage etc.).
C’est pourquoi OPEN BEE propose, une offre d’archivage électronique des documents signés. La durée de conservation est en général fixée par défaut à 10 ans, avec la possibilité de la prolonger.
Toutefois, Evolucare prévoit aussi un archivage de ces documents signés dans son propre Système d’Information (GESSI et IMAGO) en parallèle d’OPEN Bee.
Focus sur la facturation dématérialisée
La loi de finances 2020 précise et fixe les règles en matière de transactions entre les entreprises assujetties à la TVA (le B2B) ainsi que celles entre les entreprises et l’état, les collectivités territoriales et les établissements publics (le B2G).
OPEN BEE va permettre à Evolucare d’apporter une réponse à tous ses clients ESAT et EA en matière de dématérialisation de leur facturation en proposant :
- La signature électronique des pièces de ventes (devis, contrats)
- Un WorkFlow paramétrable pour les chaînes d’approbation
- L’envoi des factures dématérialisées (B2G, B2B, B2C) vers CHORUS-PRO
- Un portail client pour le suivi de leurs pièces commerciales
Focus sur la recherche d’un partenaire
Une démarche de consultation pour le choix de son partenaire
EVOLUCARE a pris le soin de lancer une démarche de consultation auprès de plusieurs acteurs dans le domaine de la signature électronique, du coffre-fort numérique et la facturation dématérialisée.
Cette démarche de consultation s’est appuyée sur la base d’un cahier des charges et de plusieurs scénarios qui nous ont permis de faire le choix le plus pertinent.
OPEN BEE a su cocher toutes les cases de nos exigences :
- Hébergement en France pour la sécurité et la confidentialité des données
- Certifications afnor NF
- GED – plate-forme qui couvre tous les domaines (RH, commercial, …)
- Facilité d’appréhension des problématiques exposées
- Capacité à l’accompagnement dans le suivi et les évolutions règlementaires
Open Bee est un partenaire qui va assurer, avec nous, l’intégration de sa solution auprès de nos clients. Il va aussi offrir à Evolucare un champ de perspectives encore plus large pour toutes nos autres gammes de progiciels !Damien Lévêque, Directeur marketing produit
Pôle médico-social – Evolucare
Dématérialiser sa facturation, mettre en place la signature électronique… des investissements qui ouvrent la porte à de nombreux bénéfices pour les organisations !Christophe Laurence, Directeur des Opérations
OpenBee
