Premier projet réussi sur l’ensemble des cibles au niveau national pour l’INS, le DMP et la MSSANTÉ : retour d’expérience de l’Adapei de l’Orne avec l’accompagnement d’Evolucare
M. Pascal Jardin est le responsable informatique et RSI au sein de l’Adapei de l’Orne.
Mme Maryse Maschio Esposito est la responsable pédagogique du centre de de l’ADAPEI 61, ADAPEI formation et chargée de projet pour Imago-DU, le logiciel de gestion de dossiers usagers d’Evolucare qui permet l’interopérabilité avec le DMP et la MSSANTÉ.
Mme France Kostrzeva est la cheffe de projet SI médico-social au sein du GRADES (Groupement Régional d’Appui au Développement de la e-Santé) normand, en charge de tous les projets ESMS numérique sur la région, en binôme avec M. Laurent Viseur, chef de projet SI médico-social au sein de l’ARS.
Dans cet article, nous allons découvrir le contexte et le retour d’expérience du déploiement (en un temps record !) du DUI Imago DU, de l’INS, du DMP et de la MSSANTÉ.
Vous pouvez également visionner la vidéo de l’entretien réalisé avec ces interlocuteurs durant Santexpo 2023.
L’Adapei de l’Orne est une association (loi 1901) dont la mission est de promouvoir et de défendre les intérêts des personnes en situation de handicap mental et leurs parents, par la mise en œuvre de solutions adaptées à leurs besoins.
Adhérente de l’UNAPEI (Union Nationale des Associations de Parents d’Enfants Inadaptés), l’association présidée par Thierry Mathieu depuis juin 2006 est composée de 30 établissements et services répartis dans le département et accompagne environ 1 100 personnes, enfants ou adultes de tous âges.
Elle rassemble aujourd’hui 260 familles adhérentes et emploie près de 800 professionnels.
Contexte sur le secteur médico-social et intérêt du programme ESMS Numérique
” Il y a une grosse problématique sur les données sociales et médico-sociales qui, jusqu’à maintenant, étaient traitées comme des données courantes alors qu’elles sont aussi critiques que des données médicales.
L’objectif du programme ESMS numérique est d’aider à fournir des outils permettant de sécuriser ces données sociales et médico-sociales. C’est pourquoi l’INS (Identifiant des usagers), le DMP (stockage des données), la MSSANTÉ (émission des données) répondent à cet enjeu de sécurisation des données.
Concrètement, cela se dissocie en 2 parties : La partie DUI (Dossier de l’Usager Informatisé) qui fluidifie la gestion des données et simplifie la coordination es actions métier puis la partie sécurisation des données avec l’INS, le DMP et la MSSANTÉ.
Il n’y a pas d’obligation légale à entrer dans le programme mais depuis janvier 2023, les établissements médico-sociaux ont l’obligation d’utiliser l’INS et donc de s’équiper d’outils qui leur permettent de mettre en place et gérer l’identification des usagers. “
France Kostrzeva – Cheffe de projet SI médico-social au sein du GRADES normand
Cependant, tout n’était pas aussi prêt qu’attendu, notamment sur les fonctions des projets socles (DMP, MSSANTÉ). Malgré cela, les trois parties ont réussi, ensemble, à mettre en œuvre l’interopérabilité sur le dossier de l’usager Imago DU, à déployer les fonctions attendues dans le courant du premier trimestre 2023, et à respecter les délais avec succès.
L’ADAPEI de l’Orne a été désignée site pilote pour la mise en place des outils numériques que sont l’INS, le DMP et la MSSANTÉ. « Nous sommes précurseurs dans le pilotage de ce type de projet et nous avons été accompagnés par le GCS Normand’e-santé (GRADES), l’ARS Normandie et par les équipes d’Evolucare. La feuille de route numérique en santé a fixé les objectifs à atteindre et les indicateurs à fournir sous certains délais. » expliquent M. Jardin et Mme Maschio Esposito.
« Les objectifs que nous avons fixés ont été dépassés et nous avons eu un retour très positif sur ce projet ! » expliquent M. Jardin et Mme Maschio Esposito. En effet, l’équipe projet a réussi à mettre en place ces outils numériques sur plus de 30 sites représentant 1150 usagers, et plus de 80% d’entre eux sont connectés à la MSSANTÉ et ont un DMP alimenté.
Le secret d’un déploiement réussi
« Côté déploiement, différentes étapes et un accompagnement spécifique ont été nécessaires.» indique Mme Maschio Esposito. Chaque phase (INS / DMP / MSSANTÉ) a présenté certaines difficultés qui ont vite été surmontées grâce à une forte implication des équipes, à un coaching via des échanges directs avec les différents acteurs du projet et à un accompagnement de la part d’Evolucare. Des outils facilitant l’appropriation de ces nouveaux concepts numériques ont été également mis en place auprès des équipes comme des fiches pédagogiques par exemple.
Le GRADES et les équipes d’Evolucare ont soutenu le projet tant sur la partie technique que sur la partie métier afin que l’ADAPEI de l’Orne atteigne les cibles et dépasse les problématiques rencontrées. “Evolucare a été plus loin que la simple installation logicielle en proposant un accompagnement important. Cela a été déterminant sur le résultat !” ajoute Mme Kostrzeva.
M. Jardin et Mme Maschio Esposito nous donnent quelques conseils pour aider à la mise en place de l’INS, le DMP et la MSSANTÉ : « L’acculturation de l’équipe projet est primordiale, la fluidité et la compréhension des choses sont indispensables et la pédagogie doit être constante. Il est aussi important de trouver des personnes relais au sein des établissements pour faire des retours et vérifier la cohérence des actions au regard de la pratique quotidienne et des remontées du terrain. L’implication des équipes de direction est, elle aussi, fondamentale pour encourager les équipes opérationnelles. »
Dans un contexte de découverte pour toutes les parties, le succès de ce projet est le fruit d’un travail d’équipe bien orchestré, d’une compréhension des enjeux et d’un respect des délais, ainsi que d’un accompagnement de qualité par Evolucare. La mise en place de ces outils numériques offre de nouvelles perspectives pour l’ADAPEI de l’Orne en matière d’accompagnement de ses usagers et de coordination avec les différents acteurs de santé du territoire.
Article rédigé par Mme Raquel Bigot – Responsable communication du Groupe Evolucare
” Lorsque la partie technique et l’installation logicielle sont faites, un document de fin de paramétrage est signé. C’est cette signature qui va lancer officiellement la prochaine étape qui durera seulement 3 mois pour démontrer le bon usage du logiciel DUI.
France Kostrzeva
Les indicateurs devant être remontés correspondent à 5 cibles avec, pour chacune, un objectif spécifique : 3 concernent directement le logiciel métier avec le nombre de dossiers usagers ouverts (90%), le nombre de documents (90%) et le nombre d’évènements (90%). Puis, les 2 cibles suivantes sont axées sur la sécurisation des données avec le nombre de documents sociaux et médico-sociaux émis dans le DMP (70%) et le nombre de mails émis à l’extérieur de l’établissement avec des données sociales et médico-sociales via la MSSANTÉ (70%).
L’atteinte des cibles de la partie métier est bien vécue grâce au DUI. Par contre, la partie DMP/MSSANTÉ est plus complexe à mettre en oeuvre car le concept est nouveau et nécessite un accompagnement au changement avec la mise en place de nouvelles pratiques.”
GRAPPE – DATING
Pour la mise en œuvre du programme au sein d’une structure, il est nécessaire d’anticiper la gestion des parties administratives et organisationnelles et ce, sans attendre que la phase technique soit terminée.
De nombreux conseils et retours d’expérience sont disponibles via le GCS et les ateliers organisés par l’ARS ou le collectif SI normand. L’outil Grappe Dating, accessible à tous, permet également de déposer des annonces et de demander des rapprochements pour constituer des grappes.
