En décembre 2017, l’Institut Mutualiste Montsouris décidait de déployer Evolucare OpRoom. Cinq mois plus tard, la solution de gestion du processus chirurgical était en production. Les facteurs clés de succès décryptés avec Patrick Boloré, directeur des Systèmes d’information de l’établissement parisien – qui figure régulièrement dans le top des Palmarès hospitaliers, et Jean-François Canonge, chef de projet Déploiement chez Evolucare.
L’Institut Mutualiste Montsouris devait remplacer son logiciel « maison » de gestion de bloc qui ne pouvait plus être maintenu. Il a fait le choix, il y a deux ans, de la solution Evolucare OpRoom, déployée en « big bang », en un week-end. « En général, on décompose ce type de projet en deux étapes, en faisant d’abord migrer la prise de rendez-vous puis la gestion de l’activité des blocs », note Jean-François Canonge, chef de projet Déploiement chez Evolucare. « L’IMM a mené le projet tambour battant grâce à son investissement en ressources humaines et une étroite collaboration avec notre équipe. L’établissement fait preuve d’exigences en compétences internes supérieures à ce que l’on voit habituellement », ajoute le chef de projet.
Cadrage en amont
« Je viens de la grande distribution… avec une technique éprouvée de gestion de projet ! », explique Patrick Boloré. « Un déploiement ne doit pas prendre plus d’un an dans les cas les plus complexes, par exemple un logiciel de prescription, au risque de s’enliser ». Premier facteur de succès : investir sur le cadrage en amont d’un projet. Les utilisateurs établissent la liste des fonctions que doit couvrir le logiciel. Le DSI choisit alors une première sélection d’éditeurs qui se positionnent vis-à-vis de ces besoins. L’évaluation des propositions, en fonction des critères techniques et métiers, conduit à une short liste de deux éditeurs. Tableau de bord des points forts, des points faibles, vérification des fonctionnalités indispensables, arbitrages… le choix est fait : ce sera OpRoom pour la chirurgie.
L’IMM s’appuie en outre sur un solide socle d’infrastructures…. et « une direction des soins qui joue le jeu, en nous attribuant les ressources métier nécessaires », se félicite le DSI. « Du coup, je demande aussi le meilleur chez l’éditeur ! ». Une stratégie gagnant-gagnant.
Le défi des interfaces
La gestion des interfaces fait aussi partie des défis auquel Patrick Boloré s’attaque en formalisant systématiquement les processus au standard UML. Il met ensuite tout le monde autour de la table. Dans le cas d’OpRoom, Evolucare a interagi avec trois éditeurs. « En une réunion, on valide les besoins du récepteur vis-à-vis de l’émetteur. Une fois établie la cartographie des flux, et des informations à échanger, mettre en œuvre et tester ne présente plus de difficultés », assure le DSI. Il admet aussi : « on sait faire de l’intégration à l’IMM. Cela facilite les choses ! ».
Formation obligatoire
Côté utilisateurs, il insiste sur la formation obligatoire, en environnement de test : « une heure de théorie et une heure de pratique. On atteint des taux de 75 à 80% d’utilisateurs formés au moment du démarrage ». Une fois le nouveau logiciel déployé, deux numéros de téléphone sont dédiés aux appels concernant le projet : « c’est rassurant pour tout le monde ». Avec 18 mois de recul, le bilan est positif. « Les secrétariats sont très satisfaits par la gestion de l’agenda. Ils y ont clairement gagné en ergonomie. Nous avons même réussi à faire adhérer les chirurgiens au système et à rendre la check-list opératoire obligatoire, grâce à son ergonomie là aussi », se félicite Patrick Boloré, avant de souligner également l’impact de la gestion de cette check-list sur la certification HAS.
Trois mois de consolidation
Un résultat qui s’explique, là encore, par la « méthode IMM ». Si l’établissement choisit de déployer dans les délais les plus courts, il se donne tout de même environ trois mois de consolidation. Une période pendant laquelle le DSI recueille les demandes d’évolution auprès des utilisateurs et les filtre avant de les soumettre à l’éditeur. Ces besoins nés de l’usage se traduisant par une amélioration du logiciel, « les utilisateurs acceptent plus facilement une méthode de déploiement qui les bouscule car ils savent qu’ils auront, au bout du compte, une solution pratique et fiable », conclut Patrick Boloré.
Février 2020 – DSIH N°29
