Evolucare Analytics et Handy’Up : une collaboration pour structurer la donnée et optimiser la gestion médico-sociale
La digitalisation des établissements médico-sociaux est un défi majeur pour garantir une meilleure traçabilité des données et optimiser la prise en charge des usagers. Handy’Up, association engagée dans l’accompagnement des personnes en situation de handicap, a choisi Evolucare Analytics pour structurer et centraliser ses données.
Aujourd’hui, la solution est en phase de configuration par les équipes d’Handy’Up, sous la supervision de Géraldine Durieux, cheffe de projet en transformation digitale, en collaboration avec les experts Evolucare. Objectif : fournir des indicateurs fiables et adaptés aux besoins des établissements, tout en facilitant leur futur déploiement.
Un besoin de structuration des données pour un meilleur pilotage
Avant d’entamer son travail d’optimisation des indicateurs pour le pilotage des établissements, Handy’Up a d’abord structuré son système d’information en déployant IMAGO DU. Cette transition numérique a marqué une avancée majeure, permettant de centraliser les informations des usagers, d’assurer une meilleure traçabilité des parcours et d’harmoniser les pratiques au sein des structures.
« Nous avons réalisé un grand pas en passant du papier à une solution numérique unifiée. Aujourd’hui, IMAGO DU est devenu notre référentiel de données et nous avons atteint un taux de dossiers actifs de 99,6 %, ce qui montre une adoption réussie par les équipes », explique Géraldine Durieux.
Grâce à cette modernisation, Handy’Up dispose désormais d’un socle numérique solide, facilitant la gestion quotidienne et renforçant la qualité du suivi des usagers au sein de ses établissements.
Par la suite, l’association a fait le choix d’Evolucare Analytics pour faire face à un manque d’harmonisation et de centralisation des données. Les informations étaient dispersées sur plusieurs supports, souvent sur des fichiers Excel, rendant le suivi complexe et fastidieux.
Le Groupe Associatif Handy’Up est né le 1ᵉʳ janvier 2019 du rapprochement entre l’Adapei de Haute-Saône et l’AGEI de Côte-d’Or. Il accompagne près de 1 300 personnes en situation de handicap, soutenues par plus de 900 salariés répartis sur 33 établissements et services en Haute-Saône et dans l’Est de la Côte-d’Or. Ses missions couvrent trois secteurs principaux : l’enfance, l’hébergement et le travail. Handy’Up s’engage à garantir un parcours de vie choisi et fluide pour chaque personne, en favorisant l’inclusion dans tous les domaines de la vie et en soutenant les aidants familiaux.
Dans ce contexte, Handy’Up a choisi Evolucare Analytics pour construire une base solide, avant un déploiement progressif auprès de ses établissements.
« Nous sommes encore dans la phase de paramétrage, mais l’idée est de bâtir un outil qui réponde réellement aux besoins du terrain et qui soit simple d’utilisation pour les équipes » – Géraldine Durieux
Pourquoi Handy’Up a choisi Evolucare Analytics
Le choix d’Evolucare Analytics s’est imposé pour plusieurs raisons :
- Une plateforme flexible et personnalisable, capable d’être ajustée aux besoins spécifiques d’Handy’Up.
- Une interface intuitive, facilitant l’appropriation par les équipes une fois l’outil pleinement opérationnel.
- Une automatisation des indicateurs, évitant le recours aux fichiers Excel et réduisant les risques d’erreur.
- Un accompagnement dédié, permettant d’affiner la configuration en fonction des exigences du terrain.
Ces indicateurs incluent notamment le suivi du projet personnalisé, avec une visualisation de l’actualisation à 12 mois pour chaque usager, ou encore le tableau de bord de la performance, indispensable pour répondre aux exigences des autorités de tutelle. Grâce à l’automatisation des calculs, les équipes gagnent un temps précieux et accèdent à une donnée plus fiable, mise à jour quotidiennement. L’objectif est d’offrir aux équipes de directions une lecture synthétique et exploitable, directement issue des données saisies dans Imago DU.
« Nous avançons main dans la main avec les équipes Evolucare pour paramétrer des tableaux de bord pertinents et réalistes. Chaque indicateur doit avoir une vraie valeur ajoutée pour nos établissements » – Géraldine Durieux
Une configuration en cours pour un futur pilotage de l’activité efficace
- Les premiers paramétrages portent sur la structuration des indicateurs réglementaires et de suivi interne.
- Des tests sont menés pour valider la pertinence des tableaux de bord avant leur mise à disposition des établissements.
- Les équipes s’assurent de la bonne saisie des données pour qu’elles reflètent la réalité du terrain.
« Le paramétrage est une étape clé : il nous permet de définir des indicateurs cohérents et exploitables. Nous testons différents scénarios pour garantir un outil qui facilitera réellement le travail des équipes » – Géraldine Durieux
Des bénéfices attendus une fois la solution opérationnelle
Même si Evolucare Analytics n’est pas encore utilisé dans les établissements, Handy’Up entrevoit déjà plusieurs bénéfices concrets :
- Un gain de temps sur la collecte et l’analyse des données, en supprimant le travail manuel sur Excel.
- Un contrôle de cohérence de la base de données pour assurer une bonne compilation et exploitation.
- Une meilleure visibilité sur les projets personnalisés des usagers, grâce à des tableaux de bord clairs et actualisés.
- Un pilotage plus précis, permettant d’identifier les axes d’amélioration et d’anticiper les besoins.
« Aujourd’hui, nous passons beaucoup de temps à compiler des données. Avec Evolucare Analytics, l’objectif est de tout centraliser et d’avoir une information directement exploitable » – Géraldine Durieux
Un autre enjeu clé est la mise en conformité avec les exigences réglementaires. Evolucare Analytics est conçu pour permettre une traçabilité complète et automatiser la production des rapports nécessaires.
Les prochaines étapes : vers une mise en production progressive
Handy’Up et Evolucare travaillent conjointement à finaliser le paramétrage et à préparer les utilisateurs à l’arrivée de l’outil.
- Mi-2025 : validation des premiers indicateurs et début d’une expérimentation auprès de quelques établissements.
- Fin 2025 : premiers retours d’expérience et ajustements si nécessaire avant un éventuel déploiement plus large.
« Nous avançons par étapes : d’abord, nous testons en interne, puis nous recueillons les retours des équipes terrain avant de généraliser l’outil » – Géraldine Durieux
Evolucare Analytics, un levier stratégique pour Handy’Up
Bien qu’encore en phase de configuration, Evolucare Analytics s’annonce comme un véritable atout pour Handy’Up. En structurant la donnée et en optimisant les indicateurs, la solution permettra d’améliorer la gestion quotidienne et le pilotage stratégique des établissements.
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