WINPHARM
Grâce à Winpharm, le GCS PUI Anjou optimise la gestion de ses stocks pharmaceutiques et renforce la traçabilité des médicaments
Créé en 2012 et opérationnel depuis 2013, le GCS PUI Anjou regroupe plusieurs établissements sanitaires et médico-sociaux afin de mutualiser les ressources humaines et matérielles pour optimiser la gestion du circuit du médicament et des dispositifs médicaux. Ce Groupement de Coopération Sanitaire rassemble à la fois des établissements privés commerciaux et des associations à but non lucratif.
À ce jour, il gère environ 425 lits répartis dans différents établissements : HAD (Hôpital à Domicile), SMR (Soins Médicaux et de Réadaptation), MAS (Maison d’Accueil Spécialisée), EEAP (Établissement pour Enfants et Adolescents Polyhandicapés), et EHPAD (Établissement d’Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes).
Du fait de la non atteinte de la taille critique pour posséder en propre une PUI (Pharmacie à Usage Intérieur), la mutualisation des moyens est essentielle pour ces établissements, car elle permet d’optimiser la logistique et de réduire les coûts liés à la gestion des PUI. La gestion centralisée des stocks et des médicaments est devenue plus optimale depuis l’implantation du logiciel Winpharm en avril 2019, comme en témoigne Mme Marion Bitaud, pharmacienne gérante du GCS.
Un outil adapté aux besoins spécifiques d’un GCS
Pour un GCS comme le GCS PUI Anjou, les défis sont nombreux : il s’agit non seulement de centraliser la gestion des médicaments, mais aussi d’uniformiser les pratiques tout en respectant les particularités de chaque établissement qui ont un DPI différent (Emed de CS3I, MHCare de MHComm, NETSoins de Teranga). Winpharm a permis de répondre à ces enjeux en proposant une solution adaptée à la gestion multi-sites. Le logiciel permet notamment de faciliter les commandes électroniques en EDI, d’optimiser les flux logistiques et d’assurer une traçabilité complète des médicaments.
« Avec Winpharm, nous avons réussi à organiser les stocks, automatiser les commandes et offrir une plus grande sécurité au circuit du médicament. La traçabilité et l’optimisation des processus ont été de véritables gains en termes de temps et de sécurité.«
Marion BITAUD, Pharmacien
Fonctionnalités plébiscitées par Mme Bitaud
Deux fonctionnalités se distinguent particulièrement dans l’utilisation de Winpharm au sein du GCS :
Gestion logistique des lieux de stockage : Le logiciel permet de créer des plans de cueillette organisés par emplacement géographique dans les espaces de stockage de 210 m², facilitant le travail des préparatrices en pharmacie et réduisant le temps de traitement des commandes. Chaque produit est rangé selon un code interne, ce qui permet une gestion optimisée des déplacements dans les rayonnages.
Préconisation de commandes et gestion en EDI : Grâce à la préconisation des commandes, Winpharm optimise les réapprovisionnements en tenant compte des produits périmés et des stocks existants. Le passage aux commandes en EDI a permis au GCS de s’affranchir des méthodes traditionnelles (fax), réduisant ainsi les erreurs et accélérant le processus.
« L’optimisation de nos plans de cueillette, associée aux préconisations de commandes, nous a permis de gagner en efficacité et de simplifier le travail des équipes. Cela représente un gain de temps considérable. »
Une collaboration réussie avec Evolucare
Le déploiement de Winpharm a été minutieusement préparé et accompagné par les équipes d’Evolucare. Mme Bitaud se félicite de la formation organisée sur une semaine, qui a permis à l’ensemble des équipes d’acquérir une maîtrise complète de l’outil. Grâce à des comités de suivi réguliers, les fonctionnalités de Winpharm sont régulièrement ajustées pour répondre aux besoins spécifiques du GCS.
Mme Bitaud, en tant que référente du projet, a collaboré étroitement avec les équipes d’Evolucare pour garantir un déploiement sans heurts, avec un accompagnement personnalisé lors du passage en production.
« Les équipes d’Evolucare ont toujours été disponibles et réactives pour ajuster le logiciel à nos pratiques. Grâce à leur soutien, nous avons pu nous adapter rapidement à Winpharm et en tirer le meilleur parti. »
Conclusion
Grâce à Winpharm, le GCS PUI Anjou a pu optimiser la gestion de ses stocks et améliorer la traçabilité des médicaments. Les fonctionnalités comme la préconisation des commandes, l’EDI, et la gestion des lieux de stockage ont permis de simplifier le travail des équipes tout en garantissant une sécurisation totale du circuit du médicament.
En collaboration avec les équipes d’Evolucare, le GCS bénéficie d’un accompagnement personnalisé, permettant une adaptation continue de l’outil aux spécificités des établissements membres du GCS.
L’équipe de la PUI du GCS PUI Anjou
Mme Marion Bitaud est pharmacienne gérante du GCS PUI Anjou depuis 2013. Forte de son expérience dans la gestion des Pharmacies à Usage Interne (PUI), elle a supervisé l’implémentation de Winpharm en 2019, jouant un rôle clé dans l’optimisation des processus de gestion des stocks pharmaceutiques. Référente du projet, elle collabore régulièrement avec les équipes d’Evolucare pour ajuster et améliorer les fonctionnalités du logiciel.
Le GCS PUI Anjou, créé en 2012, regroupe plusieurs établissements de santé dans le département du Maine-et-Loire (49). À l’origine composé de 4 établissements (HAD, SMR, MAS, EEAP), le GCS a été rejoint par un EHPAD en 2014 et deux autres en 2022, représentant un total de 425 lits. Ce groupement permet une mutualisation des ressources pour la gestion des Pharmacies à Usage Interne (PUI), favorisant ainsi la coordination et l’optimisation des coûts pour l’ensemble des établissements.