Optimiser le suivi des usagers avec IMAGO et ANALYTICS
L’association territoriale des Pupilles de l’Enseignement Public de la Haute-Vienne et de la Dordogne (PEP 87-24) a récemment entrepris une transformation numérique majeure en déployant les solutions Evolucare IMAGO DUI et Evolucare ANALYTICS au sein de plusieurs de ses établissements médico-sociaux et sociaux.
Cette initiative s’inscrit dans le cadre du programme « ESMS numérique » visant à moderniser les outils de gestion et à améliorer la qualité de l’accompagnement des usagers.
Contexte et objectifs du projet
Fondée en 1926, l’association PEP 87-24 gère une vingtaine d’établissements et services répartis en Haute-Vienne et en Dordogne, couvrant des domaines tels que le médico-social pour l’enfance et les adultes, la petite enfance et la protection de l’enfance. Avec plus de 1 300 usagers et 270 professionnels, l’association a identifié la nécessité d’unifier et de digitaliser ses processus pour optimiser le suivi des usagers et faciliter le travail des équipes pluridisciplinaires.
Pascal Lautrette, chargé de mission SI et des achats pour les PEP 87-24, a joué un rôle central dans la mise en œuvre de ce projet d’envergure. Arrivé fin 2022, il avait pour mission principale de déployer un Dossier Usager Informatisé (DUI) pour 11 établissements de l’association et 13 autres qui les ont rejoints, dont la plupart fonctionnaient encore avec des dossiers papier.
Processus de sélection des solutions
La démarche, effectuée avec la DIMEP 87, a débuté par la constitution d’une « grappe » d’établissements, une exigence de l’Agence Régionale de Santé (ARS) pour obtenir les financements nécessaires.
Un cahier des charges détaillé a été élaboré, auquel six éditeurs ont répondu. Après une première sélection, quatre solutions ont été retenues pour des démonstrations approfondies. Deux d’entre elles ont été testées pendant un mois et demi par les équipes terrain, permettant une évaluation pratique de leur adéquation aux besoins spécifiques des établissements.
À l’issue de cette phase, les solutions Evolucare IMAGO DUI et Evolucare Analytics ont été choisies pour leur ergonomie intuitive et leur couverture fonctionnelle complète.
Déploiement et adoption par les utilisateurs
Le déploiement des solutions s’est déroulé sans encombre, respectant les délais et atteignant les objectifs fixés pour les services socles. Les formations ont été mutualisées au sein du DIMEP 87, favorisant une montée en compétence homogène des équipes.
Parmi les fonctionnalités particulièrement appréciées :
- Journal de bord : remplaçant le cahier de liaison papier, il est utilisé par divers professionnels tels que les veilleurs de nuit, éducateurs, chauffeurs et membres de la direction.
- Module administratif : offrant une gestion complète des informations des usagers.
- Planning d’activité : permettant une organisation optimale des interventions et des suivis.
- Suivi médical : particulièrement utile pour les Centres Médico-Psycho-Pédagogiques (CMPP), facilitant l’édition d’ordonnances par les médecins directement via IMAGO.
L’atteinte des objectifs du programme Ségur du numérique a également été une priorité, avec des avancées significatives telles que :
- Qualification des Identités Nationales de Santé (INS) : assurant une identification fiable des usagers.
- Alimentation du Dossier Médical Partagé (DMP) : favorisant une meilleure coordination des soins.
- Utilisation de la Messagerie Sécurisée de Santé (MSSanté) : mise en place dès janvier 2025, un mois avant la date butoir.
Accompagnement et conseils pour une transition réussie
L’accompagnement par Evolucare a été salué pour sa qualité, notamment lors de la mise en place des certificats DMP et de la MSSanté. Pascal Lautrette recommande, pour une transition numérique réussie :
- Comprendre les processus : notamment ceux liés à la MSSanté.
- Élaborer un cahier des charges précis : pour définir clairement les besoins et attentes.
- Former les utilisateurs sur le terrain : avec une approche pédagogique adaptée aux différents niveaux de compétence informatique.
- Tester les solutions : en évaluant tant les fonctionnalités que l’ergonomie.
Bénéfices constatés
Les avantages de l’informatisation avec IMAGO sont multiples :
- Saisie unique de l’information : réduisant les risques d’erreurs et les redondances.
- Accès facilité aux informations : permettant une recherche rapide et efficace.
- Fiabilité et traçabilité des données : assurant une meilleure qualité de suivi.
- Sécurisation des données : grâce à un hébergement externe, minimisant les risques liés aux infrastructures locales.
- Portabilité : utilisation sur tablettes, facilitant les interventions directement auprès des usagers et les rapports saisis sans réinterprétation.
Evolucare Analytics, un potentiel en cours d’exploration
Au-delà de la gestion quotidienne des dossiers usagers, les équipes des PEP 87-24 commencent à explorer les nombreuses possibilités offertes par Evolucare Analytics. Aujourd’hui, c’est Imago qui est principalement utilisé pour extraire des éditions simples mais le potentiel d’Evolucare Analytics pour le pilotage stratégique est bien identifié et suscite un réel intérêt.
L’enjeu des mois à venir est donc d’accompagner les équipes dans une montée en compétence progressive, en les aidant à construire des indicateurs plus complexes, adaptés aux besoins spécifiques de chaque établissement.
Pascal Lautrette précise :
« L’utilisation d’Analytics est encore en phase de montée en puissance. Les utilisateurs commencent à en percevoir tout l’intérêt, notamment pour le suivi des valeurs cibles du Ségur. Nous avançons pas à pas, en impliquant les directions d’établissements pour faire évoluer les tableaux de bord et identifier les indicateurs les plus utiles au pilotage. »
Une transformation numérique au service des usagers et des professionnels
Avec Evolucare IMAGO et Analytics, les PEP 87-24 ont réussi à déployer une solution complète, ergonomique et adaptée aux réalités terrain des structures médico-sociales. Ce projet illustre parfaitement comment la digitalisation, lorsqu’elle est bien pensée et bien accompagnée, devient un facilitateur pour les équipes… et un bénéfice direct pour les usagers.
Un succès que Pascal Lautrette résume ainsi :
« Au-delà de l’outil, c’est l’accompagnement humain et la capacité d’écoute d’Evolucare qui ont été déterminants. Cette transformation numérique est aujourd’hui partagée et valorisée par l’ensemble de nos équipes. »
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