Dès 2004, l’idée d’une informatisation de la gestion des rendez-vous voyait le jour à Nantes. Depuis, le CHU a bien avancé, et en parallèle du lancement de son projet de plateau technique regroupé, le déploiement progressif de la solution QBIoc d’Evolucare s’est avéré très utile.
Pouvez-vous nous décrire la genèse du déploie¬ment de QBIoc ?
En 2004, nous avons décidé l’informatisation de tous les rendez-vous sur QPIanner. Entre 2004 et 2006, nous avons achevé ce « premier étage de la fusée », Puis s’est imposée l’idée d’une solution pour les blocs, QPIanner ne suffisant pas à gérer les rendez-vous opératoires. QBIoc, intégré à cette solution, le permettait. De 2007 à 2008, nous avons ainsi déployé la gestion prévisionnelle des blocs pour nos 52 salles et nos 20 spécialités. À ce versant prévisionnel s’est adjoint entre 2009 et 2010 le versant peropératoire, QBIoc assurant le suivi de l’activité des interventions. Il nous était de¬mandé de prévoir et de suivre l’activité du bloc.
Quels sont les apports de l’outil ?
En 2009, le bloc était très peu informatisé. Nous avions besoin d’un outil fiable pour l’ordonnancement et la programmation. Ce déploiement dans l’ensemble des blocs opératoires de l’établissement (52 sallesJO blocs et 2 sites) nous a permis d’avoir une vision globale et bloc par bloc de la programmation. La visualisation des différents jalons avec des couleurs identifiant les différentes phases (entrée en salle, incision, fermeture.,,) sur de grands écrans dans les blocs donnent à tous les inter-venants une vision en temps réel de l’avancement du programme opératoire, cela a été très pédagogique. Nous avons pu disposer d’indicateurs actualisés, car nos références suite à la réalisation de benchmarking ARH dataient de 2007 et 2008. Ces indicateurs sont issus des recommandations MEAH puis ANAP sur la gestion des blocs opératoires : temps réel d’occupation de salle (TROS), taux de performance, taux de débordement. Ces derniers permettent d’évaluer objectivement les besoins en temps de vacations opératoires pour les spécialités, les chirurgiens et d’y allouer les ressources humaines. Dans un objectif de dématérialisation des documents pa-piers, nous avons pu informatiser des documents comme la fiche d’ouverture de salle d’opération, la feuille d’écologie. Il ne reste plus que la check-list à dématérialiser. Après 18 mois d’utilisation, nous avons été en capacité à répondre à un benchmarking ARS en faisant de l’export de fichier, ce qui nous a évité une saisie fastidieuse des données.
Quels sont vos autres objectifs ?
L’utilisation de l’outil nous a donc beaucoup aidé dans le cadre de notre collaboration avec l’ANAR sur les réalisations possibles dans la gestion de l’évolution du PTMC. Pour l’ouverture du futur plateau technique médicochirurgical, les données issues de QBIoc nous servent à calibrer le temps nécessaire en vacations chirurgicales, la durée des ouvertures de salles, les moyens en ressources humaines nécessaires par rapport à ces organisations. Effectivement, nous avons eu besoin d’indicateurs fiables pour maintenir l’activité chirurgicale sur un nombre de salles inférieur. La construction de ce plateau technique regroupe l’ensemble des blocs opératoires d’un site, impliquant un passage de 30 à 22 salles en deux temps. Nous nous sommes donc appuyés sur le taux de performance pour définir plus précisément ce qui pouvait être regroupé. Nous avons recouru au taux de débordement au-delà des vacations de chirurgiens, afin d’allouer les ressources humaines là où nous en avions besoin. Dans le cadre du futur PTMC, nous espérons de cet outil un véritable pilotage du bloc. L’analyse des données en permanence permet d’affiner les organisations connexes (stérilisation, gestion des flux…) et de s’adapter à la de-mande et aux évolutions chirurgicales (développement de la chirurgie ambulatoire, nouvelles techniques chirurgicales…).
Avez-vous demandé et obtenu des développements spécifiques ?
Nous avons demandé un développement pour assurer la gestion des absences des praticiens, en vue d’optimiser les vacations par spécialités. Nous avons décrit nos processus afin de pouvoir interfacer d’autres applications avec QBIoc et diminuer le nombre de saisie (notamment sur les DMI, la réservation du matériel…). Nous allons évoluer sur un système de localisation du patient dans le bloc opératoire en plus des différentes phases de sa prise en charge, nous pourrons savoir si il est en préparation induction anesthésie, en salle d’opération ou bien en salle de réveil. ■
DH Magazine
Mars-Avril 2012
Questions à Christine Cartier, cadre de santé en charge du projet PTMC, et Philippe Lecerf, chef de projet informatique au CHU de Nantes
