Déploiement réussi des solutions IMAGO, GESSI et outils numériques à la Ligue Havraise : une transformation numérique au service de l’accompagnement médico-social
La Ligue Havraise, composée de 25 établissements et services dédiés à l’accompagnement de plus de 2600 personnes en situation de handicap, enfants et adultes, a franchi avec succès le cap de la transformation numérique. Grâce au déploiement des solutions IMAGO DU, IMAGO RH et GESSI, ainsi que l’intégration des outils numériques INS, DMP et MSSANTÉ, l’association a optimisé ses processus et amélioré la qualité de ses services.
Laura BOUTIGNY : Chargée de projets à la Ligue Havraise depuis 2015 – Son rôle : accompagner et suivre le déploiement des solutions médico-sociales d’Evolucare et des outils numériques Ségur (INS, DMP, MSSANTÉ).
Julien LEGRAS : DSI à la Ligue Havraise depuis début 2022 – Son rôle : accompagner et suivre le déploiement technique des outils numériques (INS, DMP, MSSANTÉ)
2017 : IMAGO et GESSI, un déploiement marquant une évolution des pratiques
En 2017, le déploiement des solutions IMAGO et GESSI a représenté un grand bouleversement pour la Ligue Havraise. Avec la mise en place du DUI IMAGO DU, les 700 professionnels ont dû abandonner les supports papier et adopter un outil numérique pour la première fois. Un projet d’envergure a été initié, comprenant une communication et une sensibilisation approfondies. Un comité de pilotage a été mis en place et des formateurs internes ont été spécialement formés pour dispenser une formation complète à l’ensemble des professionnels pendant un an et demi.
Le déploiement s’est effectué par étapes, débutant par la partie administrative, le journal de bord, le projet personnalisé, … pour se terminer par la partie soins. Grâce à l’approche pédagogique et la simplicité d’utilisation d’IMAGO DU, le déploiement a été couronné de succès, et l’outil est devenu indispensable au quotidien des professionnels de la Ligue Havraise.
Plusieurs éléments ont contribué à la réussite de ce déploiement : Tout d’abord, la simplicité et la pédagogie d’IMAGO DU ont facilité l’adhésion des utilisateurs. De plus, des formateurs internes, formés spécifiquement par les équipes d’Evolucare, ont été dédiés à 100% à la formation et ont assuré un accompagnement de qualité. La communication et la sensibilisation ont été effectuées au plus près des professionnels, avec une implication de la direction et un suivi continu du projet assuré par Laura Boutigny.
“La décision de ne pas choisir un établissement pilote a permis à tous les établissements de partager les difficultés et les succès, renforçant ainsi la cohésion” expliquent Laura Boutigny et Julien Legras.
2023 : Une nouvelle étape avec l’intégration des outils numériques INS, DMP et MSSANTÉ
En ce qui concerne l’intégration des outils numériques INS, DMP et MSSANTÉ, la Ligue Havraise a rapidement compris les enjeux du numérique dans le secteur médico-social. Les établissements et les professionnels ont développé une maturité importante sur le sujet et ont travaillé sur l’amélioration du parcours des personnes accompagnées, en mettant l’accent sur le volet des soins. L’INS, le DMP et la MSSANTÉ répondaient aux besoins de fluidification des échanges entre les acteurs impliqués dans le parcours de soin des personnes. Le positionnement précoce de l’association sur la vague 1 du Ségur a permis d’y répondre rapidement.
La Ligue Havraise a choisi d’attendre que tous les aspects techniques et réglages soient fonctionnels pour fournir les indicateurs demandés par l’ARS (Agence Régionale de Santé) et déployer l’ensemble des éléments auprès des utilisateurs. “Cette approche a permis de peaufiner l’interopérabilité entre les outils sans perturber le travail des professionnels” explique Laura Boutigny. Une fois cette étape réussie, l’ensemble des outils numériques sera déployé auprès des équipes, évitant ainsi les ajustements en cours de déploiement.
Bien entendu, des difficultés ont été rencontrées, notamment sur la récupération des INS pour certaines personnes en raison de problèmes liés aux appels au téléservice INS, sur la collecte de pièces justificatives d’identité à haut niveau de confiance pour les enfants et sur l’absence de DMP pour certains usagers. Cependant, ces écarts et dysfonctionnements ont été identifiés et corrigés au fur et à mesure, grâce à la vigilance et à la réactivité de l’équipe en charge du déploiement et des équipes d’Evolucare.
Plusieurs indicateurs ont été fournis pour évaluer la réussite du déploiement. Par exemple, la Ligue Havraise affiche des taux de satisfaction élevés, avec 95% de MSS (Messagerie Sécurisée de Santé) et 80% de DMP (Dossier Médical Partagé) opérationnels. De même, l’APEI de la région Dieppoise a obtenu des taux de 98% pour la MSS et 88% pour le DMP. Les chiffres de l’EPA HELEN KELLER sont encore en attente.
Les clés de cette réussite
Cette réussite s’explique par la politique générale de la Ligue Havraise, qui s’est engagée dans une démarche de transformation numérique. La Direction Générale a été fortement impliquée dans ce virage, allouant des ressources financières et humaines. De plus, la présence de Laura Boutigny, chargée de projets dédiée à cette transformation, a été un atout majeur. La collaboration étroite entre les équipes techniques supervisées par Julien Legras et fonctionnelles a également été essentielle pour garantir le bon déroulement du déploiement.
L’un des points forts mentionnés par la Ligue Havraise est la simplicité et la pédagogie de l’outil IMAGO DU. Les professionnels se forment entre pairs, et une personne dédiée est disponible pour apporter de l’aide et dispenser des formations collectives afin de maintenir les compétences à jour.
Laura Boutigny et Julien Legras partagent également quelques conseils pour aider d’autres structures dans la mise en place de la MSSANTÉ, du DMP et de l’INS :
- Sur le plan technique, il est important de négocier les boîtes applicatives pour l’envoi des documents, en tenant compte des particularités du secteur médico-social. La mise en place du protocole avec l’API LPS / DUI MSSANTÉ doit également être bien planifiée et coordonnée avec l’éditeur et l’opérateur choisis. Enfin, une compréhension globale des enjeux de l’INS, du DMP et de la MSSANTÉ, ainsi que de leur intégration dans l’écosystème, est également primordiale.
- Du point de vue fonctionnel, la communication et un accompagnement poussé sont essentiels. Des ressources spécifiques doivent être allouées, avec un suivi attentif des professionnels et un soutien important aux nouvelles recrues. La création de tutoriels pour chaque module et la mise en place d’un plan d’intégration spécifique pour les nouveaux professionnels intégrant l’association sont également recommandées.
En résumé, le déploiement des solutions IMAGO, GESSI et des outils numériques tels que l’INS, le DMP et la MSSANTÉ à la Ligue Havraise a été un succès. Grâce à une communication et une sensibilisation approfondies, ainsi qu’à la collaboration étroite entre les équipes techniques et fonctionnelles, les outils ont été intégrés de manière transparente dans le quotidien des professionnels. La direction de l’association a joué un rôle clé en soutenant activement le virage numérique, et des ressources dédiées ont été allouées pour accompagner le déploiement et assurer un suivi constant.
Les conseils donnés aux autres structures incluent une bonne planification technique, une compréhension globale des enjeux et une communication efficace. Il est également recommandé de fournir un soutien fonctionnel solide, d’allouer des ressources spécifiques à la formation et de créer des supports pédagogiques adaptés. En suivant ces recommandations et en tirant parti des succès et des leçons apprises par la Ligue Havraise, d’autres structures pourront réussir leur transition numérique et améliorer la fluidité des échanges et le parcours de soin des personnes accompagnées.
Article rédigé par Raquel Bigot – Responsable communication du Groupe Evolucare
