Grâce au partenariat entre Evolucare et l’éditeur PROVEA, l’Association « Le Bois l’Abbesse » dématérialise ses factures fournisseurs : capture des factures, circuits d’approbation et gestion des Bons à Payer (BAP), mise en paiement des factures fournisseurs dans notre solution GESSI.
Créée en 1973 pour gérer des établissements médico-sociaux, l’Association « Le Bois l’Abbesse » propose aujourd’hui plus de 600 accompagnements auprès de personnes en situation de handicap : Autisme, Déficience intellectuelle, Polyhandicap, Handicap psychique, Handicap rare, Handicap sensoriel et IMC, ainsi qu’auprès de publics en insertion professionnelle.
Par ses actions et dans son projet, l’Association vise à favoriser l’autonomie, la citoyenneté, le mieux-être et l’épanouissement. Et aussi favoriser l’intégration scolaire, sociale, et l’insertion professionnelle.
L’association offre une couverture départementale Haut-Marnaise concrétisée par l’implantation de multiples structures à Saint-Dizier, Donjeux, Bologne et Langres.
En fonction des places disponibles, une palette de réponses est proposée sous différentes modalités d’accompagnement : accueil de jour, hébergement, ambulatoire, accueil de répit, temporaire, travail protégé et insertion par l’activité économique.
Pour mener à bien ses missions, l’association emploie près de 300 salariés permanents au sein de l’ensemble de ses établissements et services.
Chaque professionnel contribue selon son champ de compétence (éducatif, social, médical et paramédical, infrastructure et administratif) à la qualité de l’accompagnement des personnes en situation de handicap et/ou personnes vulnérables ou en difficulté.
Volumétrie factures
Environ 9 000 factures par an
Frais généraux
Achats et investissements
Système financier / ERP
- Gessi d’Evolucare Technologies
Logiciels PROGIDOC
- BAP (circuits d’approbation)
- LAD (lecture OCR)
Retour d’expérience de Thomas COMPTDAER, Directeur des Ressources (en charge des fonctions support) / Data Protection Manager – Association « Le Bois l’Abbesse ».
S’affranchir des contraintes géographiques
Par son envergure croissante et son contexte multisite, l’association a mis en exergue un besoin fort de fluidification et de sécurisation des flux d’intégration et de validation des factures fournisseurs. En effet, l’association comporte 26 sites avec également du nomadisme pour les professionnels.
De plus, les circuits de factures s’effectuaient par navette papier avec des pertes et des délais de traitement générateurs de tensions internes et externes.
Pourquoi avoir choisi Provéa ?
Compte tenu de la politique de l’association en matière de systèmes d’information et de traitement de données, nous recherchions une solution «on premise», de préférence Française ou Européenne, qui soit compatible avec le fonctionnement comptable spécifique au secteur médico-social en général et à l’association « Le Bois l’Abbesse » en particulier. Le fait que Provéa soit interopérable avec Gessi d’Evolucare Technologies a été un critère déterminant pour nous afin de faciliter le travail de l’équipe comptable et de permettre une automatisation efficace de la lecture et de l’intégration des factures dans le progiciel comptable.
Quelle utilisation faites-vous des logiciels ?
Nous utilisons les logiciels PROGIDOC LAD et BAP. Les logiciels sont utilisés pour lire et intégrer les factures fournisseurs dans le logiciel comptable GESSI. Ils ont également permis de dématérialiser les «navettes» internes de validation en y intégrant différents paramètres tels que : plafonds de validation correspondants aux délégations de pouvoirs des utilisateurs, circuits préétablis pour certains types d’achats avec un visa par l’acheteur qui réceptionne et contrôle ce qui a été acheté, puis un contrôle du N+1, éventuellement du N+2, etc. puis une validation finale pour paiement par les Trésoriers de l’association, etc.
Quelles personnes utilisent les logiciels PROGIDOC ?
À ce jour nous utilisons 35 licences. Différents profils ont été mis en place en fonction des rôles de chacun avec différents niveaux de validation (secrétaires, responsables maintenance, restauration, transport, SI). Les chefs de service, les directions, le directeur général, les trésoriers et la présidente ont également un accès. Les utilisateurs de l’équipe comptable et particulièrement le responsable administratif et financier (RAF) qui pilote l’imputation comptable et le « workflow » des factures.
Quel est le principal avantage que vous retenez des logiciels PROGIDOC ?
PROGIDOC se démarque d’autres solutions grâce à sa simplicité. L’outil est rapide à déployer et à prendre en main. Lorsque les paramétrages sont faits, il devient rapide et sûr d’intégrer automatiquement des documents.
Les bénéfices selon notre partenaire
Productivité
L’utilisation du BAP permet un gain de temps en paramétrant des workflows automatisés selon différents critères.
Sécurité
Le traitement du flux de factures fournisseurs via la LAD est sécurisé en détectant les doublons et vérifiant la concordance des coordonnées bancaires.
Traçabilité
La traçabilité du circuit de validation permet d’anticiper les retards de paiement en relançant de manière automatique les utilisateurs.
Confort de travail
L’utilisation au quotidien de ces outils permet une qualité et un confort des conditions de travail.
Gain de temps
Un gain considérable en évitant les erreurs souvent longues à régulariser ou la gestion chronophage des relances fournisseurs.
Textes originaux fournis et témoignage recueilli par notre partenaire PROVEA. Télécharger le document original PROVEA
