Le parcours des usagers doit être intégré au système d’information. Les gestionnaires ont tout intérêt à associer les équipes au choix de la solution retenue.
Car leur adhésion à la démarche concourt à la qualité de l’accompagnement.
Suivi des activités, planning des interventions, gestion des admissions et des sorties… Toutes les actions effectuées par le personnel d’un établissement ou service dans le cadre de la prise en charge des usagers peuvent être informatisées.
Objectif ? Assurer à la fois un accompagnement de qualité et la bonne transmission des informations, contenues notamment dans le dossier, entre les professionnels concernés (y compris d’autres structures), mais aussi aux autorités de tarification(1). Il existe des logiciels adaptés aux différents secteurs d’intervention, respectant les contraintes de confidentialités et de sécurité des données personnelles. “La demande de solutions de prise en charge gloale se fait plus pressante. Le marché est en pleine maturation et demande des produits complets mais simples à utiliser”, relève Gauthier Frandon, directeur commercial associé du Groupe Evolucare.
Des droits d’accès à paramétrer
“Si un dossier, à l’origine sur papier, est bien structuré, il est assez facile à transposer. S’il est embryonnaire, l’informatiser nécessite d’anticiper la tâche”, pointe t-il. Le gestionnaire doit en premier lieu vérifier la capacité de l’outil à ne délivrer aux personnels que les informations nécessaires selon leurs attributions. Il doit pouvoir paramétrer précisément les droits d’accès pour chacun. Ainsi, avec l’apparition des smartphones et des tablettes, les professionnels, plus particulièrement ceux intervenant à domicile, peuvent consulter et mettre à jour, in situ, le dossier via Internet, grâce à un accès crypté. En outre, la solution retenue doit permettre le transfert sécurisé de ces données vers un autre établissement ou service, si nécessaire.
Par ailleurs, cet équipement implique de s’entourer de certaines précautions, notamment de valider juridiquement le contrat signé avec l’éditeur (et ses éventuels sous-traitants) en matière de sécurité et de confidentialité. Il faut également penser à déclarer à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) les fichiers et traitements mis en oeuvre.
Des mises à jour régulières
Sur le plan de l’utilisation, le logiciel doit disposer de certaines fonctionnalités facilitant et uniformisant le travail des équipe : bibliothèque de formulaires et de grilles d’évaluation, planification des actions de suivi et d’accompagnement, gestion globale de documents concernant l’usager… Mais aussi générer des statistiques et tableaux de bord, notamment lors du bilan d’activité annuel. Le choix repose également sur des critères techniques, comme les possibilités de paramétrage, ainsi que sur son ergonomie : trop compliqué à exploiter, un logiciel ne sera pas ou mal utilisé. A ce titre, il est recommandé d’associer les personnels à la démarche, en veillant à ce que les différentes catégories soient consultées. “En matière de coûts, l’éventail est large : de 8000 à 10000 euros pour une petite structure à plus de 300000 euros pour une association gérant 30 ou 40 établissements, détaille Gauthier Frandon. Mais le prix du logiciel n’est qu’une faible partie du projet, la part la plus importante revenant à la formation et au suivi des équipes amenées à l’utiliser. Il faut penser au temps de la mise en route de la solution. Pour une petite structure, compter sept à dix jours d’accompagnement, en fonction de la mobilisation des équipes. Cette période peut durer jusqu’à 30 semaines pour de gros projets.”
Il est également indispensable de vérifier la capacité de l’éditeur à proposer, en temps et en heure, les mises à jour induites par les évolutions règlementaires. En outre, aux gestionnaires de s’assurer des inter-connexions de l’outil avec d’autres modules du système d’information, à savoir le planning du personnel, la comptabilité, la gestion financière…
Enfin, les petites structures peuvent être tentées de faire héberger leurs données et applications chez un prestataire. Attention, dans ce cas, elles devront s’adresser à un hébergeur de données de santé agréé. Ultime précaution : vérifier que le logiciel retenu figure bien dans la liste de ceux compatibles avec la gestion du dossier médical personnel (DMP)(2).
(1) Lire Direction(s) n°123 p.40
(2) A consulter sur www.dmp.gouv.fr/dmp-compatibilite
Direction(s) – Supplément informatique Décembre 2017
