WINPHARM
Avec Winpharm, l’USLD-EHPAD de Saint-Martin d’Hères améliore la gestion de sa PUI et fluidifie les processus logistiques
La gestion d’une Pharmacie à Usage Interne (PUI) dans une structure ayant une double prise en charge USLD-EHPAD présente des défis spécifiques, notamment le suivi des dispensations nominatives et la gestion des consommations globales pour satisfaire aux exigences réglementaires des autorités de santé.
À l’USLD-EHPAD de Saint-Martin d’Hères (Centre Mutualiste Michel Philibert), Dr Soline Chambert, pharmacien gérante depuis 4 ans, utilise Winpharm pour relever ces défis. Cet outil permet de rationaliser et d’automatiser la gestion des stocks tout en assurant la traçabilité des médicaments.
Avec ses 45 lits en USLD, 35 lits en EHPAD, l’établissement fait face à des contraintes logistiques importantes. Grâce à Winpharm, les commandes dématérialisées pour les infirmiers et les aides-soignants facilitent la gestion des stocks dans les services, tout en respectant les règles de stockage pour optimiser à la fois les coûts, les besoins et les consommations de médicaments (réponses aux enquêtes médicaments).
Fonctionnalités clés appréciées par Mme Chambert
1. Commandes dématérialisées et gestion de stock :
L’une des fonctionnalités les plus appréciées par Mme Chambert est la possibilité de passer des commandes d’approvisionnement directement via Winpharm.
Les infirmiers et aides-soignants, avec la commande dématérialisée, peuvent ainsi commander les produits pharmaceutiques sans papier, réduisant ainsi le temps de gestion logistique et les erreurs de référence.
“La commande dématérialisée des produits via Winpharm a considérablement amélioré l’efficacité de la gestion des stocks. Tout est centralisé, et nous gagnons un temps précieux.“
Soline CHAMBERT, Pharmacien
2. Suivi personnalisé des dispensations grâce aux sorties nominatives et gestion des lots :
Winpharm permet de suivre nominativement les dispensations de médicaments et de gérer les lots et les périmés, dont des médicaments sensibles comme les vaccins. Cette fonctionnalité garantit une traçabilité rigoureuse, conforme aux exigences réglementaires.
“La gestion des lots et des péremptions est essentielle pour garantir la sécurité des patients, et Winpharm nous permet de le faire facilement et efficacement.”
Déroulement du déploiement et collaboration avec Evolucare
Lors du déploiement de Winpharm à l’USLD-EHPAD Saint-Martin d’Hères, Mme Soline Chambert a joué un rôle central en tant que référente pour la mise en place de la solution. Le déploiement s’est déroulé en plusieurs phases bien structurées, à commencer par une préparation minutieuse : Mme Chambert et les équipes d’Evolucare ont collaboré pour préparer et vérifier la base articles, ainsi que le livret thérapeutique, afin d’assurer une gestion cohérente des flux de médicaments / flux livret.
Une attention particulière a été portée à la mise en cohérence des événements de prescription netsoins et mouvements des patients, pour préparer la dispensation journalière individuelle et nominative des piluliers en place au sein de l’établissement, pour garantir une dispensation fluide des traitements sur 7 jours. Ensuite, des tests d’interface ont été réalisés avec le DPI NetSoins, en vérifiant les connecteurs pour une intégration parfaite des flux livret thérapeutique, des flux de prescriptions et des flux patients. Tout au long de cette phase, les équipes ont procédé à des ajustements et à des corrections afin de corriger les incohérences détectées.
La formation a également été un élément crucial du déploiement. Mme Chambert a participé activement à l’organisation des sessions de formation pour les IDE, les aides-soignants et la comptabilité. Le logiciel a ensuite été mis en production avec l’ouverture des connecteurs lors du déploiement du DPI Netsoins et de la prescription informatisée depuis Netsoins, permettant ainsi d’automatiser le circuit du médicament et d’optimiser la gestion des stocks avec un plan de cueillette deux fois par semaine et la gestion des dotations hors piluliers.
Facteurs de succès
Plusieurs facteurs ont contribué au succès de ce déploiement. Tout d’abord, la bonne connaissance de l’outil et des flux par Mme Chambert a permis d’anticiper les besoins des 2 types de prise en charge USLD – EHPAD.
Ensuite, la collaboration étroite avec les éditeurs, notamment pour le branchement avec le catalogue PHAST, a été un atout majeur pour adapter le logiciel aux spécificités de l’établissement.
Enfin, la souplesse et l’adaptabilité des équipes d’Evolucare ont joué un rôle clé dans l’ajustement des fonctionnalités et la résolution des éventuelles difficultés techniques. Des bases de test ont été mises en place, et un suivi continu a permis d’optimiser la solution au fil du temps.
“Les équipes d’Evolucare ont toujours fait preuve d’une grande souplesse, et leur collaboration a été essentielle pour adapter Winpharm à notre structure.”
Mme Soline Chambert est pharmacien gérante de l’USLD-EHPAD Centre M. Philibert à Saint-Martin d’Hères depuis 4 ans. Ancienne interne des hôpitaux de Grenoble et pharmacien expérimentée, elle a débuté sa carrière dans une PUI interfacée avec Winpharm en 2009-2010 et a été référente pharmaceutique pour plusieurs structures SSR et MCO pour la Fondation Santé des Etudiants de France. Elle a joué un rôle majeur dans le co-développement de Winpharm et quelques Logiciels d’Aide à la Prescription connus, apportant son expertise pour optimiser la gestion des flux et des interfaces avec des systèmes comme Netsoins en 2023.
L’USLD-EHPAD de Saint-Martin d’Hères, situé dans l’Isère (38), dispose de 45 lits en Unité de Soins Longue Durée (USLD) et de 35 lits en EHPAD.
L’établissement se distingue par une gestion rigoureuse et centralisée de ses stocks pharmaceutiques grâce à Winpharm, qui permet une traçabilité et une optimisation logistique adaptées aux besoins spécifiques des usagers et des résidents.